أفضل أدوات لإدارة الفريق لتطوير المشاريع الصغيرة والمتوسطة

مع تطور المشاريع الصغيرة والمتوسطة، بما في ذلك شركات تطوير الويب واستمرار نموها، تتطور عملياتها والطلب على الأدوات التي يمكنها التعامل مع المهمة المعقدة لإدارة الفريق. تعد أدوات إدارة الفريق المناسبة أمرًا حيويًا لضمان إدارة احتياجات عملك في الوقت الحالي، وفي المستقبل كلما زاد حجمك وتنمو.

قد يكون العثور على أدوات لإدارة الفريق المناسبة أمرًا صعبًا

قد يستغرق الأمر بعض التجربة والخطأ قبل أن تعثر على الأدوات التي تلبي معظم احتياجاتك وتعالجها حقًا. ستحتاج إلى التفكير في عدد من العوامل المختلفة التي تحاول حلها، بما في ذلك تطوير الأعمال، والمالية، وتتبع الوقت، والتسويق، وغير ذلك.

يمكن أن يساعد نظام إدارة المشاريع وفريق العمل بكامل ميزاته على تنظيم فريقك.

إذا كنت لا تزال تستخدم جدول بيانات Excel أو جداول بيانات Google لمساعدة فريقك على متابعة المشاريع والمهام المهمة في عملك، فقد ترغب في التفكير في التبديل إلى نظام أساسي لإدارة وفريق يمكنه مساعدة فريقك على التنظيم.

يتم إنشاء قائمة أدوات إدارة المشروع والفريق هذه مع مراعاة بعض الأشياء:

• لدى معظم الشركات الناشئة والشركات الصغيرة مشاريع أصغر وأقل تعقيدًا، والتي ستنمو في النهاية لتصبح مشروعات أكثر تعقيدًا.
• تحتاج الشركات الناشئة في تطوير الويب وغيرها من الشركات الصغيرة إلى أدوات فعالة من حيث التكلفة، ومع ذلك تسمح لها بإنشاء العمليات وسير العمل وتتبع الوقت والموارد بدقة لإنشاء مقترحات دقيقة.
• تحتاج الشركات الناشئة إلى أدوات لإدارة المشروع تسمح لفرقها بالبقاء على المسار الصحيح، والبقاء منظمًا، ويمكن أن تساعدهم في التوسع مع صعودهم إلى موظفين جدد ومشروعات أكبر.

ستكون بعض هذه الأدوات رائعة للشركات التي تحتاج ببساطة إلى وسيلة لتتبع التقدم والتواصل، بينما ستكون الأدوات الأخرى رائعة بالنسبة لأولئك الذين يعملون خارج ساعات العمل ويحتاجون إلى أدوات لتتبع عبء عمل الموظف.

سواء أكنت بحاجة إلى تتبع المشاريع أو الأشخاص، فستساعدك هذه الأدوات على تحقيق أهدافك بشكل أكثر كفاءة:

دعنا نستكشف هذه الأدوات بتعمق أكثر ونفصل إيجابيات وسلبيات كل منها.

ملاحظة: جميع التكاليف المذكورة للأدوات أدناه حالية وقت كتابة هذا المقال ولكنها قابلة للتغيير فى اي وقت.

1. Asana

عندما تحتاج إلى نظام إدارة أكثر قوة للمشروع لا يزال ميسور التكلفة وسهل الاستخدام، فقد تكون Asana هي الحل. Asana هي أداة إدارة مشاريع شائعة محبوبة من قبل العديد من وكالات التسويق، لكنها يمكن أن تكون أيضًا حلاً رائعًا لأنواع المشاريع الأخرى مثل تطوير البرمجيات والمشروعات الداخلية الأخرى.

شيء واحد رائع حول Asana هو كيف يأخذ في الاعتبار الحاجة إلى تعيين مهام متعددة لمجموعة متنوعة من أعضاء الفريق لمشروع واحد.

يمكن تعيين كل من هذه المهام في تاريخ الاستحقاق، وعضو في الفريق، ويمكن إضافتها في مخطط انسيابي لرسم الارتباط بين كل مهمة داخل كل مشروع لتصور المشروع بسهولة.

تستفيد Asana أيضًا من منهجيات إدارة المشاريع المختلفة مثل scrum و agile ولوحات Kanban و PRINCE2.

المميزات: تقوم Asana بعمل رائع في دمج الميزات المختلفة في أداة واحدة لإدارة الفريق. يمكن استخدامه للأغراض اليومية الصغيرة، ويمكن استخدامه أيضًا في المشروعات الأكبر والأكثر تعقيدًا. يمكن تكرار المشاريع بسهولة للسماح لك بإنشاء سير عمل مرة واحدة وتكرارها عندما تأتي مشاريع مماثلة. لدى Asana أيضًا تقارير موارد كبيرة حتى تتمكن من التنبؤ بعبء العمل القادم.

السلبيات: يمكن أن يكون Asana أكثر من اللازم للشركات الصغيرة التي بدأت للتو. بالنسبة للفرق الصغيرة، هذه الأداة مبالغة وقد تحتاج إلى تعليقها في وقت آخر عندما تكون الشركة في حاجة حقيقية إلى أداة قوية مثل هذه.

2. Flow

هل تبحث عن أداة توازن جيد بين أداة بسيطة لإدارة الفريق وأخرى على مستوى المؤسسة؟ التدفق هو أداة رائعة تقوم بذلك بالضبط والمزيد. يمكن أن يساعد Flow فريقك على البقاء منظمًا وعلى رأس المهام اليومية، كما يمكن أن يكون مثمرًا قدر الإمكان مع المشروعات الأكبر والأكثر تعقيدًا التي تتطلب تخطيطًا أكثر بقليل.

بالنسبة للشركات الناشئة التي توجد في الوسط مع فرق أصغر وعدد أقل من العملاء ولكن لا تزال تتعامل مع مشاريع أكبر وأكثر تعقيدًا، فإن Flow يمكن أن تكون الأرضية الوسطى المثالية.

إنها منصة يمكن أن تساعد فريقك على البدء في بناء مهام سير العمل والعمليات التي يحتاجها لتوسيع نطاقه والبقاء منظمًا مع استمرار الشركة في النمو.

يتيح لك Flow إنشاء مهام ومهام فرعية، وإبقاء كل عضو في الفريق على اتصال مع تواريخ البدء والانتهاء، وإنشاء مهام متكررة (ضخمة للوكالات التي لديها أشياء مثل خطط تسويق الوسائط الاجتماعية وتقويمات المحتوى التي تتطلب مهام متكررة).

الايجابيات: التدفق ليس أكثر من اللازم لتلبية احتياجات الشركات الصغيرة، وليس قليلًا للمشاريع الكبيرة. سعره أقل من المنصات الأكبر (بسعر 7.99 دولار أمريكي / مستخدم شهريًا لـ Flow Pro)، ويأتي مع جميع الميزات المتميزة. لن تشعر أنك تبالغ في إدارتها بأداة لإدارة المشروع، وستكون على ثقة من أنه مع نمو الشركة ستنشئ أساسًا قويًا للبناء عليه.

العيوب: بينما تحتوي أدوات PM الأخرى على تطبيق جوال رائع، لا يزال بإمكان Flow استخدام بعض الأعمال. لا يزال Flow يعمل على الحصول على مزيد من التكامل مع تطبيقات وأدوات الطرف الثالث.

3. Wrike

تعد Wrike واحدة من أقوى أدوات إدارة المشاريع الشاملة في السوق لأسباب مختلفة.

تم تصميم Wrike لإنشاء عمليات قابلة للتكرار ويمكن التحكم فيها.

بالنسبة للشركات التي لديها عدد متزايد من المشاريع العشوائية التي تستمر في الظهور (أو نفس المشاريع مرارًا وتكرارًا) ، فإنها تتيح لمديري المشاريع الحصول على كل شيء وتنظيم المشاريع.

يعد استخدام مخططات Gantt أحد أهم ميزات Wrike، حيث إنها طريقة رائعة للتحقق بصريًا من حالة المشاريع.

أخذ Wrike في الاعتبار الاحتياجات المختلفة لصناعات متعددة مثل الوكالات الإبداعية. على سبيل المثال، لدى Wrike عملية موافقة إبداعية مدمجة فيها، بحيث يمكن للفرق الموافقة على المشروعات الإبداعية بسرعة. يحتوي النظام أيضًا على نماذج مدمجة للمشاريع الجديدة لمساعدتك في جمع جميع البيانات المهمة التي تعرف أنك ستحتاج إلى إنجاز المشروع.

المميزات: حتى على المستوى المجاني، يتيح Wrike لعملك استخدام ميزات إدارة المهام البسيطة لما يصل إلى خمسة مستخدمين دون أي تكلفة. يتيح لك Wrike تتبع الوقت والموارد المستخدمة لكل مشروع حتى تتمكن من إنشاء ميزانيات والتنبؤ باحتياجات العمل من خلال مشاريع إضافية. يوفر Wrike ميزات قوية يمكن لشركتك أن تنمو فيها.

العيوب: Wrike عبارة عن منصة كبيرة قد تتطلب بعض التدريب وبعض الأعمال المسبقة لتنشيط الأمور وتشغيلها. قد تكون واجهة المستخدم مربكة بعض الشيء، والتي يمكن أن تبطئ الأمور بالنسبة للشركات التي تحتاج فقط إلى شيء بسيط وسهل الاستخدام. سيكون Wrike مبالغة بالنسبة للوكالات والشركات الصغيرة التي تتطلب أداة بسيطة لإدارة المشاريع.

4. Podio

Podio هو أداة رائعة أخرى ممتازة للشركات الصغيرة والكبيرة. إنها أداة رائعة لبناء سير العمل والعمليات الخاصة بك والثقة في أن فريقك سيكون قادرًا على متابعته أثناء نموه.

من خلال الأدوات المدمجة مثل سير العمل الآلي وجدولة الاجتماعات وحتى الدردشة المدمجة ، فإن Podio لديه كل الميزات التي يحتاجها عملك دون الحاجة إلى العثور على أدوات أخرى للقيام بذلك.

يحتوي Podio أيضًا على مجموعة واسعة من عمليات الدمج والإضافات الخاصة بجهات خارجية والتي يمكن إضافتها لتتبع الوقت الذي يقضيه في كل مهمة ومشروع.

الايجابيات: يمكن استخدام Podio لجوانب مختلفة من العمل، من المبيعات إلى التسويق. يمكن أتمتة المهام لتوفير وقت فريقك، ويمكن جدولة الاجتماعات مباشرة من المنصة للحفاظ على كل شيء منظمًا. يسهل Podio تتبع الموارد والوقت من خلال تكامل الجهات الخارجية، بحيث يمكنك إنشاء عروض أسعار للمشاريع القادمة بدقة.

السلبيات: تعتمد الميزات الأساسية الضرورية لنمو الأعمال، مثل تتبع الوقت، على تكامل الجهات الخارجية، وليست مضمنة بالكامل في النظام الأساسي. ليس للحسابات المجانية الكثير من الميزات، مما يفرض على الشركات الصغيرة الترقية للترقية الكاملة للاستفادة من النظام الأساسي.

5. Basecamp

بالنسبة للفرق والشركات التي تعتبر جديدة في أدوات إدارة المشاريع ولكن لا تزال بحاجة إلى المرونة والميزات الأساسية ، فإن Basecamp يعد خيارًا رائعًا. تتيح هذه الأداة للفرق تنظيم مشاريعهم في مكان واحد، وإنشاء مهام مع أعضاء الفريق المعينين ، والحفاظ على التواصل في موقع مركزي واحد.

على الرغم من استخدام Basecamp بشكل أكبر من قبل الوكالات الإبداعية، إلا أنه يعد أمرًا رائعًا للشركات التي لديها مشاريع أو مهام متكررة داخليًا وتحتاج إلى الاحتفاظ بجميع أصحاب المصلحة في نفس الصفحة.

يحتوي Basecamp أيضًا على تكامل رائع للبريد الإلكتروني مفيد للحفاظ على تسجيل جميع الاتصالات ومتاحًا للرجوع إليها بسهولة.

المميزات: يعتبر Basecamp أداة بداية رائعة للشركات التي يبلغ سعرها الثابت 99 دولارًا شهريًا للمستخدمين غير المحدود. من السهل جدًا التنقل وبناء العمليات وسير العمل داخليًا دون الكثير من منحنى التعلم. يحتوي تطبيق Basecamp على تطبيق جوال رائع يساعد أعضاء الفريق على البقاء على اتصال أثناء التنقل.

السيئة: يحتوي برنامج Basecamp على تقارير أساسية، لكن لا يوجد وقت لتتبع الوقت، مما يجعل أداة تسهل الاتصال وتبسط العمليات، ولكنها ليست كبيرة لتتبع الميزانيات والموارد.

6. Trello

عندما يكون لديك شركة صغيرة تحتاج إلى إدارة المشروع بسرعة وبتكلفة منخفضة، يمكن أن تكون Trello أسهل أداة للتمكن من العمل. يمكن أن يكون Trello أداة قوية للفرق الإبداعية التي ليس لديها مهام معقدة. يمكنك بسهولة إنشاء لوحات لكل فئة من فئات المشاريع أو العملاء. ضمن اللوحات، يمكنك إنشاء “بطاقات” ، والتي تعمل كمشاريع أو مهام فردية.

ضمن كل بطاقة، يسمح لك Trello بإضافة أعضاء الفريق وتعيين تاريخ استحقاق وإنشاء قوائم تدقيق وترك وصف المشروع وتحميل المرفقات وترك التعليقات. يمكن إنشاء سير العمل الخاص بك في أعمدة داخل كل لوحة لكل مرحلة من مراحل العملية.

المميزات: تعد Trello عظيمة للشركات الصغيرة التي تحتاج إلى أداة سهلة لإدارة المشاريع والتي يمكن أن تساعدهم في تتبع جميع القطع المتحركة والبقاء منظمًا. يمكن بسهولة إنشاء العمليات الداخلية باستخدام أعمدة ، ويمكن لأعضاء الفريق الجدد تعلم سير العمل بسرعة. Trello هو أيضا بأسعار معقولة جدا بالمقارنة مع أدوات PM الأخرى.

السلبيات: تم تصميم Trello للمشاريع البسيطة التي لا تتطلب مهام سير العمل المعقدة. لن تكون هذه الأداة حلاً قابلاً للتطوير بشكل كبير وتم تصميمها لفرق ووكالات صغيرة إلى حد ما تبقي مشاريعها بسيطة ولا تحتوي على الكثير من القطع المتحركة. لا يتم قياس الوقت والموارد المستخدمة في كل مشروع بسهولة. بالإضافة إلى ذلك، يعتمد Trello على تكامل الجهات الخارجية لمعظم التقارير.

7. 10,000ft

إذا كنت تستخدم التنبؤ بالمورد والتحليلات العميقة، فقد يكون 10،000ft بالضبط ما تبحث عنه. 10،000ft هي عبارة عن منصة لإدارة الموارد والفريق تتميز بميزات ثرية لتتبع الوقت والموارد مثل التوظيف في المشروع، وإدارة الموارد، وحتى التنبؤ بمعدلات الفواتير وتتبعها.

من شأن 10،000ft حل احتياجات المنظمة التي تتنقل بين مختلف العاملين لحسابهم الخاص بمعدلات مختلفة للساعة ومدى توفرها، أو التي تعتمد اعتمادًا كبيرًا على توفر العديد من الأشخاص لإنجاز المهمة. يوجد على 10،000ft الكثير من التقارير للتنبؤ باحتياجات الموظفين وحتى برنامج الفواتير المدمج لمساعدتك على إبقاء المشاريع في حدود الميزانية.

المميزات: 10،000ft منصة إدارة فريق حقيقي، بمعنى أنها تركز بشدة على التأكد من أن مديري المشاريع لديهم ما يكفي من الموظفين وتوافر للمشاريع. تعد متابعة الوقت والجداول الزمنية التنبؤية ميزات كبيرة ويمكن أن تساعد الوكالات التي تراعي الميزانية على الحفاظ على المسار الصحيح. يحتوي 10،000ft أيضًا على تقارير رائعة تتيح لك تتبع الفريق بأكمله.

السلبيات: يمكن أن يكون 10،000ft أداة رائعة للتأكد من أن المشروع سوف يتمتع بالموارد والتوافر المناسبين من فريق كبير، ولكن قد تحتاج إلى العثور على أداة منفصلة للتعامل مع الأعمال الداخلية للمشاريع مثل مهام المهام وتواريخ الاستحقاق، والتواصل كفريق.

العثور على المناسب لإدارة الفريق

عند التفكير في الأداة المناسبة لشركتك، من المهم أن تضع في اعتبارك أنه لا يوجد حل واحد يناسب الجميع. كل من الأدوات المذكورة هنا لديها مجموعة فريدة من نقاط القوة والضعف التي يجب مراعاتها.

فكر في المشكلات الحالية داخل مؤسستك وابحث عن أداة من شأنها حل هذه الاحتياجات.

الشركات الناشئة الناجحة والشركات الصغيرة تقضي وقتًا في فحص الأدوات المختلفة، وعندما تعثر على واحدة تعمل بنجاح، فإنها تبني عمليات حول مآخذ المشروع والمهام، وإدارة المهام، وإنشاء تقارير مناسبة لتكون قادرة على التنبؤ بدقة باحتياجات العمل المستقبلية بدقة انها لا تزال تنمو.