في هذا الدليل، سنعرض لك 7 نصائح احترافية للبريد الإلكتروني يجب أن تعرفها عند استخدام جوجل ورك سبيس. يقطع تطبيق أحدث الميزات المتوافقة مع معايير الصناعة للبريد الإلكتروني شوطًا طويلاً في مساعدتك على أن تبدو محترفًا. لذا تابع معنا واعرف ما إذا كنت تحصل على أقصى استفادة من الأدوات المتاحة.

افضل الطرق لاستخدام رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية

1. إنشاء عناوين بريد إلكتروني مخصصة لفرقك

تعد عناوين البريد الإلكتروني المخصصة طريقة جيدة لإضافة لمسة احترافية إلى تفاعلات البريد الإلكتروني الخاصة بك. فهي تساعد في التعرف عليك كممثل لعملك وتبدو أكثر شرعية للأشخاص الذين تتفاعل معهم.

في جوجل ورك سبيس، لديك القدرة على إنشاء حسابات بريد إلكتروني مخصصة تحتوي على اسم النطاق الخاص بك. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء عناوين بريد إلكتروني مثل ما يلي:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

2. مشاركة الوصول إلى حسابات البريد الإلكتروني للأعمال

باستخدام جوجل ورك سبيس، يمكنك إعداد “صندوق بريد تعاوني” يمكن مشاركته مع مجموعة، مما يمنحهم إمكانية الوصول إلى نفس رسائل البريد الإلكتروني حيث يمكنهم المتابعة من حيث توقف الآخرون.

يعد هذا إعدادًا مثاليًا عندما يستخدم قسم أو مجموعة من الأشخاص بريدًا إلكترونيًا مشتركًا باستخدام Gmail ويريدون مواصلة التفاعلات تحت نفس العنوان. لمزيد من المعلومات، راجع دليل جوجل ورك سبيس التالي حول كيفية جعل مجموعة صندوق بريد تعاوني.

إذا كنت تستخدم عميل بريد إلكتروني مثل آوتلوك أو بريد أبل أو Thunderbird، فتأكد من إعداده لاستخدام خيار IMAP.

عند استخدام بروتوكول الوصول إلى بريد الإنترنت (IMAP) بدلاً من بروتوكول مكتب البريد (POP3) للوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني، فإنه يخزنها على الخادم افتراضيًا.

3. قم بإعداد سجلات DKIM و SPF للتحقق من سلامة البريد الإلكتروني

لضمان التسليم الناجح، يوصى باستخدام سجلات DKIM ونظام التعرف على هوية المرسل (SPF) لمحاربة الاستخدام المخادع غير المرغوب فيه لبريدك الإلكتروني، والمعروف باسم الانتحال. يتم ذلك عن طريق إضافة إدخالات TXT إلى سجل DNS الخاص بك. هذه السجلات العامة هي طريقة لطمأنة خوادم المستلمين بأن البريد الإلكتروني من مرسل صالح.

• البريد المعرف بمفاتيح النطاق (DKIM) هو وسيلة لمصادقة رسائل البريد الإلكتروني والتحقق من أنها لم يتم تعديلها.
• إطار سياسة المرسل (SPF) هو طريقة للتحقق من إرسال بريد إلكتروني من خادم مصرح له بإرسال البريد الإلكتروني لمجالك.

ضع في اعتبارك أنه بمجرد إضافة هذه السجلات يمكن أن يستغرق تحديثها أو نشرها عالميًا ما يصل إلى 48 ساعة.

4. استخدم DMARC للمساعدة في ضمان تسليم البريد الإلكتروني

يخبر سجل DMARC خوادم المستلمين بكيفية التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني من نطاقك التي لا تحتوي على سجلات DKIM و SPF صالحة. على سبيل المثال، إذا حاول شخص ما انتحالك عن طريق إرسال بريد عشوائي من أحد عناوينك ولم يكن لدى خادم الإرسال سجلات صالحة لنظام التعرف على هوية المرسل (SPF) و DKIM، فإنه سيتحقق من خلال سجلات DMARC الخاصة بك مما يجب فعله بالبريد الإلكتروني.

يمكن لسجل DMARC توجيه الخوادم لرفض الرسالة أو عزلها أو تسليمها بناءً على الإعداد الذي اخترته. يمكنك حتى إعداده لإرسال تقرير عند تشغيل أحد هذه الأحداث، مما يتيح لك معرفة متى يستخدم شخص ما بريدك الإلكتروني دون إذنك.

يمكن أن يكون استخدام DMARC أمرًا بالغ الأهمية للسماح بعمليات التسليم الناجحة نظرًا لأن بعض مقدمي الخدمة (مثل جيميل و ياهو! و إيه أو إل و هوتميل و أوت لوك.كوم) لن يقبلوا رسائل البريد الإلكتروني من النطاقات التي لا تحتوي على مجموعة سجلات DMARC.

5. إضافة العلامة التجارية إلى رسائل البريد الإلكتروني مع BIMI

تتيح لك مؤشرات العلامة التجارية لتعريف الرسائل (BIMI) إضافة صورة شعار إلى رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من نطاقك. أكثر من مجرد صورة للملف الشخصي أو Gravatar، فهو في الواقع يسمح للمستلمين بالتحقق بسرعة من صحة البريد الإلكتروني الذي أرسلته. نظرًا لأنه يؤكد أن خادم الإرسال يحتوي على إدخال DMARC TXT صالح تم إعداده في DNS الخاص به.

هذه طريقة رائعة لجذب الانتباه إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، وإضافة العلامات التجارية، وإظهار أنه تم التحقق من سجلات DMARC الخاصة بك. الإعداد هو عملية متعددة الخطوات حيث يجب عليك إضافة سجل TXT DNS لـ BIMI وتحميل شعار الشركة بامتداد svg. إلى الخادم الخاص بك.

6. أضف توقيعات بريد إلكتروني مخصصة للحصول على لمسة احترافية

عادةً ما تكون توقيعات البريد الإلكتروني هي السطر الأخير من النص في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ويمكن استخدامها لتوفير معلومات تعريفية مثل هويتك أو المسمى الوظيفي أو عنوان URL لموقع الويب أو روابط وسائل التواصل الاجتماعي أو لإضافة اقتباس ممتع من بين التفاصيل الأخرى.

بمجرد إعداده، سيشمل تلقائيًا نفس رسالة الإغلاق في كل بريد إلكتروني ترسله. يضيف هذا لمسة احترافية إلى تفاعلاتك ويوفر بعض التوحيد لرسائلك.

باستخدام جوجل ورك سبيس، يمكنك تعيين توقيعات البريد الإلكتروني على مستوى الشركة أو حتى عن طريق تعيين المجموعة. تم توضيح الخطوات في الدليل التالي الخاص بهم حول كيفية إعداد توقيعات جوجل ورك سبيس فى جيميل للمستخدمين.

خيار آخر هو السماح للأفراد بإضافة توقيعاتهم الخاصة بشكل فردي داخل جيميل. فيما يلي دليلهم حول كيفية إنشاء توقيع جيميل.

7. تتبع تسليم البريد الإلكتروني عبر سجلات البريد الإلكتروني

هل تفتقد بريدًا إلكترونيًا أو يقول أحدهم إنه لم يتلق بريدًا إلكترونيًا تعرف أنه تم إرساله؟ يمكن أن تساعدك سجلات البريد الإلكتروني في التحقق مما إذا كان قد فشل وأين فشل. باستخدام جوجل ورك سبيس، يمكنك الوصول إلى أداة البحث في سجل البريد الإلكتروني المعروفة أيضًا باسم ELS.

باستخدام البحث في سجل البريد الإلكتروني، يمكنك البحث بسهولة حسب التاريخ أو عنوان المرسل أو عنوان IP أو عنوان المستلم أو عنوان IP للمستلم أو الموضوع أو عنوان IP للموضوع. بمجرد العثور على البريد الإلكتروني الذي تبحث عنه، فإنه سيتضمن تفاصيل تتعلق بالإرسال، مثل ما إذا كان قد تم استلامه بواسطة خادم المستلم أو فشل في النقل. تعرف على المزيد حول البحث في سجل البريد الإلكتروني من جوجل.

اختتام

أنت الآن تعرف أفضل 7 نصائح احترافية للبريد الإلكتروني لتقوية وجودك وأعمالك عبر الإنترنت. باستخدام جوجل ورك سبيس، يمكنك بسهولة التعامل مع الكثير مما ورد أعلاه مباشرةً من لوحة تحكم جوجل ورك سبيس.