هل تبحث عن أفضل طريقة لاستضافة الأحداث الافتراضية وإدارتها؟

مع القيود العالمية المفروضة على التجمعات الشخصية، يسعى منظمو الأحداث جاهدين لنقل اجتماعاتهم وتجمعاتهم الاجتماعية وفصولهم الدراسية عبر الإنترنت. استجابت منصات الاجتماعات الرائدة عبر الإنترنت من Google وMicrosoft وZoom بمجموعة من الميزات الجديدة وتخفيضات الأسعار لكسب هؤلاء العملاء الجدد، على الرغم من أن لكل منهم تركيزًا مختلفًا. يستفيد Google Meet من Gmail من Google، وأصبح Microsoft Teams خيار الانتقال إلى الشركة، في حين تم تبني Zoom من قبل الجميع تقريبًا.

ولكن ليس عليك الاستفادة من خدمة طرف ثالث – فلديك أيضًا خيار استخدام موقع الويب الخاص بك. بدأت اضافات تقويم الأحداث ووردبريس في الاستجابة لهذا المشهد الجديد. أولاً، سنقوم بتوصيف بعض التحديات الفريدة لنقل الأحداث عبر الإنترنت، ثم سنتعمق في أربعة خيارات جيدة يمكنك استخدامها لاستضافة الأحداث عبر الإنترنت.

تحديات الأحداث عبر الإنترنت

تطرح الأحداث مجموعة من التحديات. ولكن عند التخطيط لحدث عبر الإنترنت وإدارته، هناك بعض الأمور التي يجب أن تضعها في الاعتبار.

المنطقة الزمنية

عند جدولة حدث ما في مكان فعلي، يكون الوقت دائمًا محليًا. يبدأ الحفل في الساعة 8 مساءً في سياتل بغض النظر عن مكان وجودك في العالم.

تصبح الأمور أكثر تعقيدًا عبر الإنترنت. قد يعقد اجتماع Zoom في نيويورك، لكن يحتاج الحاضرون في لندن وهونج كونج إلى معرفة متى ينضمون إليه. والأسوأ من ذلك، قد يكون منظم الحدث الخاص بك في نيوزيلندا، ويقوم بجدولة الأحداث في بوينس آيرس للحاضرين في كيب تاون. يحتاج كل تقويم للأحداث عبر الإنترنت إلى التعامل مع منطقة الشفق للمناطق الزمنية.

أين الرابط؟

تعمل جميع منصات الاجتماعات عبر الإنترنت من خلال إنشاء رابط لإرساله إلى الحاضرين في الاجتماع. ينقرون على الرابط للانضمام. دائمًا لا يحصل عليه الجميع، يجب تغيير الرابط في اللحظة الأخيرة أو سيتم دفنه في البريد الإلكتروني.

لقد علمت المشاكل الأمنية التي يواجهها Zoom المنظمين توخي الحذر بشأن الروابط. ويجب تسليمها بشكل آمن وموثوق للحاضرين المؤكدين فقط.

مزيج المباراة

بعض الأحداث تتم عبر الإنترنت فقط. بعضها شخصيًا. بعضها عبارة عن أحداث مختلطة حيث يمكن للأشخاص حضور الفصل الدراسي شخصيًا أو الاتصال عبر الإنترنت. لا تزال هناك أحداث أخرى قد تتم بحضور شخصي، ولكن من خلال بث مباشر عبر الإنترنت.

يحتاج تقويم الأحداث إلى دمج هذه السيناريوهات بسلاسة، بحيث تتوافق تدفقات التسجيل مع حالة الاستخدام. على سبيل المثال، يجب ألا يتلقى الحاضرون شخصيًا رابط انضمام ويجب ألا يتلقى الحاضرون عبر الإنترنت تذاكر قابلة للفحص الضوئي.

أفضل اضافات لتقويم الأحداث عبر الإنترنت

فيما يلي أربعة تقاويم للأحداث تحتوي على ميزات مستهدفة لمعالجة نقاط الضعف هذه. لقد اختبرنا جميع الميزات وتأكدنا من أنها جاهزة للإنتاج لتطبيقك.

EventAgent.ai

يوفر EventAgent.ai، الذي تم إصداره حديثا ومتاحا عبر الإنترنت بالكامل، أفضل تجربة شاملة عبر الإنترنت بين التقويمات العامة. في حين أن ميزته المميزة هي تسويق الذكاء الاصطناعي المبني على البيانات للترويج الآلي للحدث، فإنه يحتوي أيضًا على العديد من ميزات الأحداث المتقدمة عبر الإنترنت والهجينة.

يكتشف تقويم EventAgent.ai المنطقة الزمنية للزائر ويحول الأحداث عبر الإنترنت إلى التوقيت المحلي. تم وضع علامة واضحة على هذه الأحداث في جميع وجهات النظر. يتم عرض الأحداث الشخصية حسب المنطقة الزمنية للمكان.

وهذا يقلل من أخطاء الجدولة. يعرف أحد سكان نيويورك الذي يزور سياتل أن يحضر لممارسة اليوغا في الساعة السابعة صباحًا. إذا بقيت في المنزل، تمارس رياضة البيلاتس في الساعة 11 صباحًا.

بروتوكول الأمان الموصى به من Zoom هو تنفيذ غرفة انتظار Zoom. هذه عبارة عن ردهة افتراضية حيث يقوم مضيف Zoom بفحص الحضور شخصيًا عند وصولهم. يعد هذا أمر مرهق للغاية بالنسبة للمضيفين أو مقدمي الخدمة الذين يحتاجون إلى موظف استقبال إضافي في الردهة للتحقق من الحضور عند دخولهم الردهة، تمامًا مثل المكتب الشخصي.

يقدم EventAgent.ai تدقيق قوي في وقت التسجيل، لذلك لا يشكل ذلك عنق الزجاجة عند الباب. يمكن تعيين الحدث على “مشرف”، مما يؤدي إلى تأخير التأكيد حتى يوافق المسجل على الحضور. يوفر EventAgent.ai مجموعة شاملة من أدوات الإشراف، بما في ذلك الاستجابات المخصصة لنموذج التسجيل وعرض المشرف الخاص للتسجيل الذي يتضمن ملاحظات عن الحضور وسجل حضوره السابق، وهو أمر مفيد أيضًا للتحقق من المتطلبات الأساسية للدورات التدريبية.

يتعامل EventAgent.ai مع تعليمات الوصول بشكل مختلف بين الأحداث الشخصية والأحداث عبر الإنترنت. يتلقى الحضور شخصيًا بريدًا إلكترونيًا يتضمن اتجاهات القيادة وتعليمات الوصول قبل 24 ساعة من وقت البدء. عبر الإنترنت، يقوم المضيفون غالبًا بتغيير عنوان URL للانضمام قبل ساعات من الحدث ويصل الحاضرون إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم قبل 5 دقائق من موعد الحدث غير قادرين على العثور على الرابط. لا يتلقى الحاضرون عبر الإنترنت تذكيرًا باتجاهات القيادة، ولكن الرابط سيصل إلى صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بهم قبل 30 دقيقة من وقت البدء. وهذا يسهل الحضور إلى حد كبير.

يقوم EventAgent.ai بتخصيص تجربة تسجيل الوصول وفقًا لنوع الحدث. تحتوي الأحداث الشخصية على تذاكر رقمية قابلة للفحص الضوئي للحاضرين يتم عرضها على الهواتف عند الباب، بينما يتم تسجيل وصول الحاضرين عبر الإنترنت تلقائيًا عند انضمامهم إلى اجتماع Zoom.

وأخيرًا، يوفر EventAgent.ai مزامنة حقيقية ثنائية الاتجاه مع Zoom. قم بتغيير وقت الحدث وتحديث اجتماع Zoom المرتبط به تلقائيًا. إذا تغير رابط الانضمام، فسيتم دفع الارتباط الجديد تلقائيًا إلى الحضور. إذا تم حذف الاجتماع عن طريق الخطأ في Zoom، فسيقوم EventAgent.ai باستعادته إذا استمر الحدث كما هو مخطط له.

معرفة المزيد

The Event Calendar

يعد The Event Calendar هو اضافة للأحداث الأكثر تثبيت على نطاق واسع وهو عنصر أساسي في أفضل 10 قوائم. إنه مدعوم بكتالوج مثير للإعجاب من الاضافات مما يجعله مرن للغاية. The Event Calendar: الأحداث الافتراضية عبارة عن وظيفة إضافية تم إصدارها حديثًا لمعالجة الأحداث عبر الإنترنت. عند التثبيت، فإنه يضيف القسم التالي إلى محرر الحدث.

يمكن للأحداث الافتراضية الاتصال بحساب Zoom الذي يسمح لها بإنشاء روابط Zoom من محرر الأحداث. عند حفظ هذا الحدث، سيتم إنشاء اجتماع مطابق في حساب Zoom الخاص بك. تتعلق معظم الخيارات الأخرى بمكان عرض رابط Zoom. يضمن تضمين الرابط في رسائل البريد الإلكتروني للرد على الدعوة أن الأشخاص المسجلين فقط هم من يحصلون على الرابط.

ومع ذلك، هذه ليست مزامنة ثنائية الاتجاه حقيقية. تغيير وقت الحدث لا ينعكس في اجتماع Zoom، على سبيل المثال ترك الوقت الجديد بدون رابط Zoom العامل. لا يؤدي حذف اجتماع Zoom إلى إزالة رابط Zoom من الحدث، لذلك سيتلقى الأشخاص رابط معطل. هذا ليس أكثر من مجرد نسخ ولصق مناسب للرابط.

يتمتع تقويم الأحداث بدعم جيد للمناطق الزمنية. يمكنك تعيين المناطق الزمنية لكل حدث وعرض المنطقة الزمنية للحاضرين. ومع ذلك، لا يزال يتعين عليهم حساب أوقات الأحداث يدويًا استنادًا إلى منطقتهم الزمنية المحلية.

Modern Event Calendar

يعد Modern Event Calendar اضافة رائدًا آخر فريميوم. لقد ركزوا على تسهيل العثور على الأحداث الخاصة بك عبر الإنترنت بواسطة محركات البحث. أصدرت Google مخطط جديد للأحداث عبر الإنترنت والأحداث المنقولة عبر الإنترنت والتي ستوجه الزائرين إلى رابط عبر الإنترنت. إذا كنت تعتمد بشكل كبير على السيو ليتمكن الحاضرون من العثور على الأحداث الخاصة بك، فهذه ترقية قيمة.

يسمح Modern Event Calendar أيضًا بعرض الأحداث بالتوقيت المحلي لزوار موقعك. هذا هو بالضبط ما يحتاج الحاضرون عبر الإنترنت إلى رؤيته. ومع ذلك، هذا ليس هو النهج الصحيح للأحداث الشخصية. سيحضر أحد سكان نيويورك الذي يزور سياتل حفلنا الموسيقي في الساعة 8 مساءً وفي الساعة 11 مساءً، لأن هذا هو الوقت المعروض في التقويم الخاص بهم.

Bookly

Bookly هو اضافة للحدث مصمم خصيصًا لحالة الاستخدام المحددة للأفراد الذين يحجزون المواعيد مع مقدمي الخدمة. لا يتناسب هذا النوع من سير العمل مع الاضافة القياسية للتقويم، لذلك من الجيد أن نرى هذا النموذج يحظى ببعض الاهتمام أيضًا.

تتطلب جميع الاضافات التي توفر تكامل Zoom الاتصال بتطبيق Zoom الذي تم إنشاؤه من Zoom Marketplace. اعتمادًا على نوع التكامل التي تتطلبه الاضافة، سيوفر إنشاء التطبيق مفتاح أو مفتاحين يجب نسخهما إلى إعدادات الاضافة. Bookly يفعل ذلك بهذه الطريقة.

بعد ذلك، يوفر Bookly كود مميز لإدراج رابط Zoom في أي عرض مخصص تم إنشاؤه. وهذا يتيح أكبر قدر من المرونة للخصوصية. يمكن عرض الرابط بعد أن يحجز الزائر موعدًا أو يرسله في رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني.

عندما يقوم مزود الخدمة بمراجعة المواعيد، يكون لديه زر لبدء جلسة Zoom في لوحة التحكم الخاصة به، مما يجعل سير العمل سلسًا.

لسوء الحظ، مثل تقويم الأحداث، فإن تكامل Zoom في Bookly ليس ثنائي الاتجاه. يمكن أن تؤدي التعديلات إما من Zoom أو من Bookly إلى انقطاع الاجتماعات.

Bookly لا يدعم المناطق الزمنية. كما أنها لا تنبه الزائرين عندما يشاهدون الجدول الزمني من منطقة زمنية مختلفة عن مزود الخدمة. يمكن أن يؤدي هذا بسهولة إلى تفويت المواعيد بسبب أخطاء الجدولة.

ما هي الاضافة المناسبة لك؟

إذا كنت تستثمر بالفعل في النظام البيئي لـ The Event Calendar. فإن اضافة الأحداث الافتراضية يعد ترقية جديرة بالاهتمام. يعمل تكامل Zoom على أتمتة إنشاء عناوين URL للاجتماعات، كما أن المناطق الزمنية المرنة تجعل الأمور أسهل بكثير للحاضرين عن بعد.

إذا كنت تعتمد بشكل أساسي على محركات البحث لاكتشاف الأحداث، فإن Modern Event Calendar يحتوي على أفضل تكامل للسيو لتنبيه الحضور بأن الأحداث قد انتقلت عبر الإنترنت.

من بين الاضافات العديدة التي تستهدف مواعيد خدمة الحجز، يتفوق Bookly على الحزمة من خلال سير عمل سلس وشامل للأحداث عبر الإنترنت في منطقتك الزمنية المحلية.

إذا كنت ترغب في تقديم أفضل تجربة للمشاركين في الأحداث عبر الإنترنت والمختلطة والمضيفين والمسجلين، فإن EventAgent.ai هو الطريق الأمثل. تعتبر أدوات الترويج الآلية المضمنة بمثابة مكافأة إضافية.

الخاتمة

نظرًا لأن العالم ينفتح ببطء مرة أخرى على التجمعات الشخصية، فقد نكون في فترة طويلة من الأحداث عبر الإنترنت والأحداث المختلطة. لقد اكتسبت العديد من المؤسسات عملاء جدد عبر الإنترنت، مما أدى إلى توسيع نطاق وصولها إلى ما هو أبعد من المجتمعات المحلية. يعد فقدان هؤلاء العملاء الجدد أثناء انتقالهم مرة أخرى إلى الخدمات الشخصية خيارًا يرغب الكثيرون في تجنبه، مما يتطلب استراتيجية طويلة المدى عبر الإنترنت. تشكل الاضافات في هذه المراجعة جزء حيوي من تلك الإستراتيجية.