قد يشمل العمل عن بُعد عبر الإنترنت الحاجة إلى الوصول إلى تطبيق مستند إلى الويب ، أو تحديث أو إنشاء مواقع ويب خاصة بالعميل ، أو ببساطة التفاعل مع زملائك في العمل من خلال مجموعات الإنتاجية المستندة إلى الويب أو التطبيقات الأخرى. قد لا يكون الكثير منا ممن اعتادوا العمل في مساحة مكتبية على دراية بالعمل بعيدًا عن أجهزة الكمبيوتر المكتبية المثبتة على مكتب.

ما الذي يجب مراعاته عند العمل عن بعد؟ وهل هناك أي حلول مقترحة لتتماشى مع هذه القائمة؟

سنقوم بإدراج بعض المخاوف المتعلقة بالعمل عن بُعد ثم نقترح بعض الحلول لمواكبة هذه المخاوف. لن تكون هذه قائمة شاملة ، ولكنها على الأقل ستتضمن اعتبارات أساسية للعمل عن بُعد وأنت مرتاح في منزلك.

العمل مع البيانات الآمنة

هناك ثلاثة مخاوف مشتركة عند العمل عن بعد تشمل:

• اتصال آمن بشبكة الأعمال الخاصة بك
• التوصيلات اللاسلكية مقابل التوصيلات السلكية
• حفظ البيانات بشكل آمن

إذا لم تكن على دراية بمخاوف الأمان الأساسية هذه ، ففكر في استشارة أحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات حول كيفية الحفاظ على أمان بياناتك.

الاعتبار الأول لأي شخص متصل بشبكة أعمال هو الأمان. سيكون لدى العديد من الشركات قسم لتكنولوجيا المعلومات داخل الشركة أو ستوظف واحدًا للتشاور بشأن احتياجاتهم. يجب أن تكون الشبكة الافتراضية الخاصة (VPN) من بين اعتباراتك الأولى. قد يكون لشركتك شبكة افتراضية خاصة معدة بالفعل للاستخدام ، ولكن هناك العديد من الحلول الرخيصة المتاحة في السوق. تتيح لك الشبكة الخاصة الافتراضية (VPN) الاتصال بخادم شركتك بأمان من موقع بعيد.

التوصيلات اللاسلكية مقابل التوصيلات السلكية

إذا كان يجب عليك الاتصال عن بُعد ولديك حق الوصول إلى شبكة سلكية ، فاستخدم الشبكة السلكية. الاتصالات السلكية أكثر أمانًا. إذا كنت تحاول الحفاظ على أمان اتصالات الشبكة والبيانات ، فلا تتصل بشبكاتك باستخدام اتصال شبكة لاسلكية مفتوح وغير آمن.

على الأقل ، تأكد من أنك تستخدم اتصال VPN بشبكتك إذا لم يكن لديك خيار سوى الاتصال. على الرغم من تحسن الأمان لاتصالات الشبكة اللاسلكية ، إلا أنها لا تزال غير جيدة مثل الاتصال المادي باستخدام شبكة سلكية بجهاز الكمبيوتر الخاص بك.

حفظ البيانات

إذا كان يجب عليك حفظ البيانات ، ففكر في المكان الذي تريد حفظها فيه. إذا كنت تقوم بحفظها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتعتبر “بيانات حساسة” يجب أن تظل آمنة ، فتأكد من أنك تقوم بحفظها في محرك أقراص آمن. توفر العديد من حلول محركات الأقراص الثابتة الخارجية خيارات أمان تتيح لك حفظ البيانات بتنسيق مشفر. الحل الموصى به لحفظ البيانات الآمنة عن بعد هو حفظها في مكان بعيد آمن باستخدام نظامك المتصل بشبكة VPN.

غالبًا ما تستفيد البيانات المحفوظة عن بُعد في نظام آمن من أمان الشبكة بالإضافة إلى خيارات النسخ الاحتياطي في حالة حدوث عطل أو كارثة. إذا كان يجب عليك الحفظ محليًا في مصدر غير محمي ، فتأكد من عمل نسخة احتياطية أو خطط لنقله إلى مكان آمن في أقرب وقت يناسبك. إذا كنت تعمل على موقع ويب ، فأنت عادة تتصل بخادم مؤمن من قبل شركة استضافة الويب. يجب أن تكون متصلاً بالشبكة بشكل آمن من أجل الحفاظ على أمان أعمال التطوير الخاصة بك.

الحفاظ على الاتصالات

مع ظهور الهاتف الذكي ، حلت الرسائل النصية عن بُعد محل غالبية ما كان في السابق إما مكالمات هاتفية أو اتصالات بريد إلكتروني. تم دمج الاتصالات النصية في مكان العمل وهو الآن جزء رئيسي من شبكة المكاتب. تعمل تطبيقات الدردشة الآن عبر الإنترنت ويمكن حتى تحميلها على هاتف ذكي. بالإضافة إلى ذلك ، مع الحاجة إلى اجتماعات وجهًا لوجه عن بُعد ، أصبحت مؤتمرات الفيديو ضرورة.

تطبيقات الدردشة

إذا كنت لا تستخدم الهاتف أو تتحدث جسديًا مع زملائك في العمل ، فمن المحتمل أنك تستخدم نوعًا من تطبيقات الدردشة مثل Slack أو يمكنك الوصول إليه. البريد الإلكتروني مناسب لكثير من العمل ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى استجابات محادثة فورية ، فسيكون استخدام برامج الدردشة أمرًا ضروريًا. فيما يلي قائمة مختصرة ببرامج الدردشة المكتبية:

• Slack
• Google Chat
• Skype Instant Messenger
• Workplace by Facebook

إذا كان يجب عليك مشاركة البيانات عبر تطبيقات مثل Slack ، فتذكر أنه لا يمكنك حقًا رؤية الشخص الآخر الذي تدردش معه. القاعدة الأساسية هي عدم مشاركة ملف حساس بشكل مباشر عبر تطبيق الدردشة الخاص بك. شاركها عبر مواقع آمنة مثل جوجل درايف أو دروبوكس أو ون درايف حيث وافقت شركتك على الوصول الآمن وشاركتها.

مؤتمرات الفيديو

يعد الحفاظ على الاتصالات أمرًا بالغ الأهمية عند العمل عن بُعد. نظرًا لأن العديد من الاجتماعات وجهًا لوجه قد لا تكون ممكنة دائمًا ، فيجب أن يكون هناك نوع من مؤتمرات الفيديو المتاحة. لحسن الحظ ، هناك العديد من الحلول. سنقوم بإدراج عدد قليل أدناه:

• Google Hangouts
• Zoom
• Skype (owned by Microsoft)

قد تتطلب هذه الحلول أن تعمل مع قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لتحديد الحل الذي يلبي احتياجاتك على أفضل وجه. يقدمون جميعًا إصدارًا مجانيًا أو تجريبيًا من التطبيق. هناك عاملان رئيسيان لاختيار الحل قد يكونان عدد الأشخاص الذين تحتاج إلى الاتصال بهم في أي وقت وجودة اتصال الفيديو.

مجموعات الإنتاجية عبر الإنترنت

بصفتك متطوعاً في حكومة بلدك، قد تواجه غالبًا مشكلة مشاركة المستندات عبر البريد الإلكتروني. بشكل أساسي ، وجدنا أن العديد من موظفي المدينة يستخدمون تطبيقات إنتاجية مكتبهم دون التفكير في من سيحتاج إلى الوصول إلى هذه المستندات وتحريرها. على سبيل المثال ، غالبًا ما تتم مشاركة مستندات مايكروسوفت وورد أو جداول بيانات مايكروسوفت اكسل ، ولكن لم يتم تحميل مايكروسوفت أوفيس على أجهزة الكمبيوتر الشخصية لكل شخص. يمكن أن تؤثر هذه المعضلة نفسها على الشركات التي لم تضع معايير تطبيق للعمل المشترك.

لحسن الحظ ، هناك العديد من الحلول لهذه المشكلة. توفر مايكروسوفت وصولاً مجانيًا إلى مستندات أوفيس الخاصة بهم من خلال الوصول المجاني عبر الإنترنت ، وإن كان ذلك بوظائف محدودة. يمكن لتطبيقات الإنتاجية من جوجل تحويل وقراءة مستندات أوفيس. هناك آخرون جيدًا ، على الرغم من أن جوجل و مايكروسوفت هما أكثر الحلول استخدامًا. لدى كل من جوجل و مايكروسوفت حلول مدفوعة. يعتمد اختيار أحدهما أو الآخر على احتياجات عملك. يسمى حل جوجل المدفوع مساحة العمل. يمكن أيضًا استخدام حل مايكروسوفت أوفيس عبر الإنترنت ، أو يمكنك شراء اشتراك للعمل أو للاستخدام الشخصي.

أنت الآن على دراية بالعديد من الاهتمامات النموذجية للعمل عن بُعد عبر الإنترنت. ستحتاج بشكل أساسي إلى العمل بأمان وتكون قادرًا على الوصول إلى إنتاجيتك واتصالاتك ومشاركتها مع زملائك في العمل ، بغض النظر عن موقعهم. لمعرفة المزيد حول العمل مع حلول الاستضافة في دكتورميجا، راجع دليل الاستضافة لدينا.