يعد البريد الإلكتروني أحد أحدث طرق الاتصال هذه الأيام. نحن نتبادل الأخبار من خلال رسائل البريد الإلكتروني، ونكتب الشكاوى، ونطرح الأسئلة، ونقيم الاتصالات، ونقوم بأعمال تجارية، وما إلى ذلك. الطريقة التي نكتب بها رسائل البريد الإلكتروني تؤثر على النتائج التي نحصل عليها.

لماذا تحتاج إلى عبارات بريد إلكتروني ومالسبب

لهذا السبب من المهم معرفة عبارات بريد إلكتروني والحيل والقواعد غير المكتوبة التي ستجعل رسائلك الإلكترونية صخرية. إذا كنت تستخدمهم جميعًا، فسيكون لديك المزيد من الفرص للحصول على الاستجابة المطلوبة من الأشخاص. لذا فلنبدأ.

هناك المزيد من العبارات التي قد تحتاجها:
يمكنك استخدام محرك البحث للبحث عن عبارات بريد الإلكتروني التي قد تحتاجها

1- هل يمكنني قضاء دقيقة من وقتك؟

تحدد الطريقة التي تبدأ بها بريدك الإلكتروني نغمة الاتصال الكامل. كل شيء يعتمد على نوع رسالتك وعلاقاتك مع المرسل إليه. إذا كتبت بريدًا إلكترونيًا إلى شخص لا تعرفه ، فيمكنك استخدام شيء مثل هذا:

هل يمكنني قضاء دقيقة من وقتك؟

إذا كان شخصًا تعرفه ، فيمكنك البدء بالسبب في بريدك الإلكتروني:

“أنا فقط أرسل بريدًا إلكترونيًا لأسأل …”

2- أود المتابعة …

إذا كنت قد أرسلت بريدًا إلكترونيًا ولم تحصل على أي تعليقات، فهذا لا يعني بالضرورة أن رسالتك كانت سيئة أو مملة أو غير ذات صلة. ربما ضاعت ببساطة أو انتهى بها الأمر بطريقة ما في مجلد البريد العشوائي. في هذه الحالة ، قد ترغب في كتابة تذكير لطيف عن نفسك. لا تكن وقحًا هنا ولا تتهم المرسل إليه بتجاهل بريدك الإلكتروني وعدم الرد عليه. فقط اكتب شيئًا مثل هذا:

“عندما تحصل على دقيقة ، هل يمكنك مراسلتي بخصوص البريد الإلكتروني الأخير؟”

أو “أود المتابعة للتأكد من حصولك على رسالتي الإلكترونية السابقة”.

3- انتباه! اجتماع مهم للغاية!

من المفترض أن تمنح سطور الموضوع الأشخاص معاينة للحرف. حاول ألا تكتب شيئًا ضبابيًا ومزعجًا مثل “لقاء” أو “طلب خدمة”. كن أكثر تحديدًا بناءً على الموقف. على سبيل المثال ، بدلاً من “الاجتماع” ، يمكنك كتابة:

“غدًا ، الساعة الخامسة صباحًا ، مناقشة بالغة الأهمية!”

وبدلاً من “طلب خدمة” ، يمكنك استخدام:

“الحياة أو الموت أمر يتطلب تدخلك”.

بغض النظر عن نواياك، فإن سطور الموضوع هذه تكون دائمًا أكثر إثارة للاهتمام بالنسبة للمستلمين لرؤيتها، وبالتالي، لديك المزيد من الفرص للحصول على رد أسرع. لا تكتب كلمات عادية غير مثيرة للاهتمام حتى لو كنت تعاني من عجز الكاتب ولا يمكنك ابتكار شيء إبداعي. فقط لا تستعجل الأمور وستكتشف ذلك بالتأكيد. أوه، وإذا كنت بحاجة إلى إجابة دقيقة، أو لديك موعد نهائي، فذكر ذلك في سطر الموضوع أيضًا.

4- “أنا أرفق الملف …

إذا قمت بإرفاق أي شيء ببريدك الإلكتروني، مثل صورة أو مستند أو مقطع فيديو ، وما إلى ذلك ، فمن الضروري تحذير المستلم. خلاف ذلك ، قد لا يلاحظ ذلك.

5- دعني أقدم نفسي…

إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى شخص لا تعرفه ، فلا تنس أن تقول من أنت وما هي نواياك. كثير من الناس يقولون مرحبًا ويصلون مباشرة إلى النقطة بينما يجلس الشخص الموجود على الجانب الآخر في حيرة من أمره وهو يخمن من كتب هذا. تكفي جملة أو اثنتين من الحديث عن نفسك حتى لا تبدو وقحًا:

“دعني أقدم نفسي…”

أو “اسمي رامي ، وأنا أخاطبكم بسبب …”

6- أتمنى أن أشتكي …

حسنًا، كونك مؤدبًا أمرًا بديهيًا. حتى لو كنت غاضبًا ، دعنا نقول ، مع بعض الخدمات وكنت تكتب للشكوى ، يجب أن تظل مهذبًا ولا تستخدم لغة مسيئة لإظهار مدى جنونك. تذكر أن هناك أشخاصًا على الجانب الآخر قد لا علاقة لهم بما يزعجك. لذا ، بدلًا من كتابة عبارة “خدمتك رائعة” ، يمكنك كتابة شيء مثل:

“أرغب في تقديم شكوى بشأن الخدمات التي تلقيتها بالأمس. أرغب في الحصول على بعض التفسيرات (استرداد الأموال ، والاستبدال ، وما إلى ذلك) “

7- أتفهم إحباطك …

هذه المرحلة للأشخاص الذين يتلقون شكاوى. دع الناس يعرفون أنك تدرك سبب غضبهم وقدم الحل.

8- أنت رائع ولكن للأسف …

هذا مخصص لأولئك الذين يتعين عليهم كتابة خطابات الرفض سواء أكان ذلك رفضًا لمرشح وظيفة أو عرض عمل أو ما إلى ذلك. من الضروري دائمًا إعطاء مجاملة أولاً. “لقد أبليت بلاءً حسنًا في مقابلة العمل ، لكن يؤسفني أن أبلغكم أننا اخترنا شخصًا آخر”. استخدم نهج العصا والجزرة هنا.

9- في اسرع وقت ممكن مقابل “في أقرب وقت ممكن”

الاختصارات رائعة جدًا لاستخدامها في الرسائل النصية. هم ليسوا لرسائل البريد الإلكتروني ، رغم ذلك. لذا ، ما لم تكن تكتب إلى صديق مقرب ، حاول ألا تستخدمهم.

10- دعني أصل بدقة إلى النقطة

حسنًا ، بالطبع ، هذه ليست القاعدة. قد ترغب في كتابة خطاب ضخم إلى ابن عمك يخبره كيف تسير حياتك أو شكوى هائلة حول منتج يختلف بشكل كبير عما كنت تتوقعه. يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الطويلة.

ومع ذلك ، إذا كان بإمكانك وضع نفس المعلومات في جمل وفقرات أقصر ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك. وهكذا ، ستظهر للناس أنك تقدر وقتهم. علاوة على ذلك ، حاول أن تبدأ كل فكرة جديدة بفقرة جديدة. بهذه الطريقة ، يكون من الأسهل بكثير قراءة وفهم المعلومات.

تشير الإحصاءات إلى أنه في المتوسط، يتلقى موظف المكتب حوالي 121 بريدًا إلكترونيًا يوميًا. حتى لو كنت لا ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى موظف مكتب ، فمن المحتمل أن هذا الشخص لا يزال لديه شيء أفضل للقيام به بدلاً من قراءة رسائلك التي لا نهاية لها.

11- بأشتياق، سمير

يجب عليك دائمًا كتابة اسمك في نهاية الرسالة (ما لم تكتب إلى والدتك أو أفضل صديق بالطبع). إنه أكثر ملاءمة للأشخاص الذين يردون على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم.

12- أتمنى أن تكون بصحة جيدة…

إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني إلى شخص تعرفه أو قمت بتبادل حرفين معه بالفعل ، فقد يكون من المناسب إضافة بعض اللمسات الشخصية إليه.

على سبيل المثال ، إذا كان شريكك في العمل في إجازة (ربما تكون قد تلقيت إشعارًا بالبريد الإلكتروني تلقائيًا بشأن ذلك) ، يمكنك أن تسأل كيف سارت الأمور.

“مرحباً سمير، أتمنى أن تكون أنت وعائلتك بخير. هل أنهيت دروس الطبخ هذه كنت سعيدا جدا بشأن؟ حسنًا ، أنا أكتب لك سؤالًا … “

13- شكرًا جزيلاً على مراسلتنا

يتعلق الأمر بشكل خاص بالمواقف التي لا يضطر فيها الأشخاص إلى الرد على بريدك الإلكتروني (إذا كنت تكتب مع عرض عمل أو تطلب خدمة) أو كنت تعلم أنهم مشغولون جدًا ولكنهم لا يزالون يجدون الوقت لمراسلتك. من الجيد دائمًا معرفة أن وقتك وجهدك محل تقدير. لذلك ، يمكن أن يكون خطك الأول بعد تلقي بريد إلكتروني مثل:

“أقدر حقًا أنك وجدت بعض الوقت للرد على بريدي الإلكتروني” ،

أو ببساطة “شكرًا جزيلاً على مراسلتنا”.

14- هل تكون لطيفًا جدًا …

إذا كنت تطلب من شخص ما أن يقدم لك معروفًا ، أو أن يقرأ مقالتك ، أو يذكر عملك ، ويلقي نظرة على منتجك ، وما إلى ذلك ، فأنت بحاجة إلى أن تكون مهذبًا للغاية وأن تستخدم جمل “سيكون” أو “يستطيع”.

15- أعتذر عن الرد المتأخر

غالبًا ما يحدث أننا نفتح بريدًا إلكترونيًا وننوي الرد ، ولكن بعد ذلك يتشتت انتباهنا وننسى أمره. مهما كان سبب إجابتك الطويلة ، فمن الضروري أن تعتذر.

ربما كان ردك متوقعًا وربما تكون قد خيبت أمل شخص ما. لا يجب أن تختلق الأعذار بأنك كنت مريضًا خارج المدينة أو ماتت قطتك. فقط اعتذر بأدب. لست مضطرًا لشرح موقفك (إلا إذا فعلت ذلك لأنك فاتتك بعض المواعيد النهائية ، وما إلى ذلك):

“أنا آسف للغاية لأنني استغرقت كل هذا الوقت للإجابة …”

أو “أعتذر عن الرد المتأخر …”.

16- عزيزي السيد.. رضا

يجب أن تكون حريصًا جدًا مع العناوين قبل الأسماء. يشعر الكثير من الناس بالإهانة عندما تُخاطبهم عناوين خاطئة.

17- أتمنى لك يوما عظيما!

قد تؤثر الطريقة التي تغلق بها البريد الإلكتروني على حصولك على رد أم لا ؛ أو مدى سرعة الحصول عليه. رؤية بعض الامتنان أو أمنية لطيفة في نهاية رسالة البريد الإلكتروني يمكن أن تجعل الناس يجيبون على الفور.

“أتمنى لك عطلة نهاية أسبوع رائعة وآمل أن أسمع منك قريبًا!”.

أو ”استمتع بالمساء! أتطلع للسماع منك”.

اختتام

وهنا نصل إلى نهاية المقال عبارات بريد إلكتروني تعد كتابة الرسائل الإلكترونية جزءًا لا يتجزأ من حياة العديد من الأشخاص. سواء كنت تكتب رسائل بريد إلكتروني بشكل منتظم أم لا، فلا يزال من الضروري معرفة كيفية القيام بذلك بشكل صحيح.

تحتاج دائمًا إلى فهم النتائج التي تريد الحصول عليها وكتابة عبارات بريد إلكتروني المناسبة للحصول على تلك النتائج.

إذا كتبت شكوى وأردت استرداد أموالك ، فعليك أن تكون مقنعًا ومعقولًا ، لكن ليس وقحًا.

إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا للعمل، فيجب أن تكون رسميًا ومحترمًا. وإذا كتبت إلى صديق أو أحد معارفه الجيدين، فيمكنك أن تكون شخصيًا، لكن لا تزال تحترم وقتهم.

فكر دائمًا في التعليقات التي تريد تلقيها وابدأ في الكتابة!