من الشركات الكبيرة متعددة الجنسيات إلى وشركات تطوير الويب الصغيرة الحجم، نفذت العديد من الشركات في جميع أنحاء العالم سياسات العمل عن بعد (العمل الحر). أصبح العمل عن بعد أمرًا شائعًا لأنه يتمتع بالعديد من المزايا، بدءًا من زيادة الإنتاجية إلى تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.

ومع ذلك، قد تكون إدارة الفرق البعيدة أمرًا صعبًا بسبب جوانب مثل اختلاف المناطق الزمنية أو الثقافات. بدون أسلوب الإدارة وأدوات الاتصال الصحيحة، قد تؤدي الفرق الرائدة عن بعد إلى تعطيل عملك.

ومع أخذ ذلك في الاعتبار، سنستعرض أفضل 12 ممارسة حول كيفية إدارة فريق العمل عن بعد.

افضل ممارسات إدارة فريق العمل عن بعد والتحديات الشائعة التي يواجهها المديرون

اليك قائمة بأفضل الممارسات لإدارة فريق العمل عن بعد بشكل فعال.

1. الاستثمار في برامج إدارة المشاريع

إحدى الطرق لضمان النجاح في إدارة فريق عن بعد هي استخدام أدوات إدارة المشروع المناسبة. تسمح هذه البرامج لكل عضو في الفريق بتنظيم وتخطيط وتحديث تقدم مشاريعهم بالإضافة إلى التواصل في مكان مركزي.

ونتيجة لذلك، يمكن للمديرين مراقبة فرقهم الافتراضية والتعاون معهم بسهولة.

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية العثور على أفضل أداة تعاون لفريقك:

• حدد التحديات التي تواجهك: ابحث عن الميزات التي من شأنها حل المشكلات الرئيسية في فريقك وتسهيل سير عملك.
• ابحث بدقة: ابحث عبر الإنترنت عن المراجعات ومنشورات المدونات وشهادات وسائل التواصل الاجتماعي حول الأداة لترى كيف تعمل فعليًا.
• اختبر الأداة: استفد من النسخة التجريبية المجانية أو ضمان استعادة الأموال لمعرفة ما إذا كان البرنامج سهل الاستخدام ويحتوي على الميزات التي تحتاج إليها.
• اجمع التعليقات من فريقك: اطلب من موظفيك استخدام الأداة حتى تتمكن من فهم إيجابياتها وسلبياتها. قم بإنشاء استطلاع، أو قم بإعداد اجتماع، أو قم بإجراء مقابلة مع أعضاء فريقك.

تعد Monday.com وClickUp وWrike من أدوات إدارة المشاريع الشائعة التي توفر إصدارات مجانية وعمليات تكامل متنوعة مع أدوات أخرى. إذا كنت تستخدم ووردبريس، ففكر في تثبيت اضافة لإدارة المشاريع، مثل WP Project Manager وSportsPress.

2. إعطاء ردود فعل مستمرة

عند إدارة فريق العمل عن بعد، يعد تقديم التعليقات المستمرة أمرًا حيويًا. فهو يساعد المديرين في الحفاظ على أداء كل موظف والتأكد من توافق التوقعات.

لسوء الحظ، يكافح العديد من القادة لتقديم تعليقات بناءة. وفقاً لأحد الاستطلاعات، فإن 37% من المديرين لا يشعرون بالارتياح للقيام بذلك، لأنهم يخشون الحصول على ردود فعل سلبية.

فيما يلي بعض النصائح لتقديم تعليقات بناءة:

• جدولة الوقت: تأكد من التخطيط لجلسات التعليقات بانتظام حيث يمكنك مناقشة أداء الموظف.
• أضف سياقًا ذا صلة – تحدث بشكل مباشر واذكر الموقف المحدد الذي تكون فيه التعليقات ذات صلة لمنع سوء الفهم.
• كن صادقًا: فالتجميل لا يشجع الموظفين البعيدين على الأداء بشكل أفضل، لأنهم لن يتعلموا ما يحتاجون إلى تحسينه.
• استخدم مكالمات الفيديو عند الضرورة: قد تتطلب منك بعض الحالات تسليم رسالتك من خلال مكالمة فيديو بدلاً من الرسائل النصية، خاصة عندما تكون التعليقات عرضة لسوء الفهم.

3. تحسين مهارات الاتصال عبر الإنترنت

مهارات التواصل عبر الإنترنت هي أساس المشروع الناجح للفرق التي تعمل عن بعد.

فيما يلي بعض الاستراتيجيات الشائعة لتعزيز التواصل في بيئة العمل عن بعد:

• كن شفافًا: استخدم قنوات الاتصال لطرح الأسئلة أو مناقشة أي موضوع ذي صلة بدلاً من إرسال رسالة مباشرة إلى شخص واحد. سيساعد ذلك أعضاء الفريق الآخرين على معرفة ما يجري والمشاركة في المناقشة.
• ضع إرشادات: أنشئ قواعد حول كيفية استخدام الأدوات بشكل فعال لأعضاء الفريق البعيدين.
• تقليل الاتصال المتزامن: تقليل عدد المكالمات الجماعية المنتظمة لمنع التعب التكبير.

قم بإجراء بحث شامل للعثور على أفضل أداة اتصال لفريقك البعيد. نوصي باستخدام Slack أو بدائله مثل Rocket.Chat.

4. حدد توقعات واضحة

عند إدارة فريق العمل عن بعد، فإن تحديد التوقعات الواضحة سيساعدك على الحفاظ على التوافق، بدءًا من التوفر والمواعيد النهائية وحتى الأداء المستهدف. على سبيل المثال، بدلاً من مجرد تحديد أولوية عالية للموعد النهائي للمشروع، حدد التاريخ الدقيق الذي تريد أن يتم فيه تنفيذه. إن القيام بذلك يمكّن أعضاء فريقك من إدارة أولوياتهم.

علاوة على ذلك، فإن اختيار قيم الشركة، مثل النزاهة أو التعلم أو هوس العملاء، يعد من أفضل الطرق لتحديد التوقعات وتطوير ثقافة الشركة في بيئة افتراضية. سيساعد هذا أيضًا المديرين على توظيف الأشخاص المناسبين الذين يتمتعون بنفس القيم.

5. ضع حدودًا مع العاملين عن بعد

قد يكون وضع الحدود أمرًا صعبًا بالنسبة لبعض الموظفين عن بعد لأنهم يحتاجون إلى إدارة وقتهم الشخصي والمهني في نفس المكان، مما قد يؤدي إلى الإرهاق – وهي حالة يشعرون فيها بالإرهاق العقلي والجسدي، بسبب الإجهاد المفرط والمطول في العمل.

لهذا السبب، يعد وضع الحدود أمرًا مهمًا لبناء بيئة عمل صحية عن بعد يمكن أن تعزز تحفيز الموظفين.

وللقيام بذلك، فكر في تنفيذ هذه النصائح:

• حدد الحدود مع أعضاء الفريق: ناقش ما يجعلهم يشعرون بالراحة وأخبرهم بتوقعاتك، بدءًا من ساعات العمل وأسلوب التواصل وحتى مسؤوليات الوظيفة.
• كن متسقًا مع حدودك: لا تقم بأي استثناءات لتجنب الارتباك بين أعضاء الفريق.
• استعد لكسر الحدود: ابحث عن أفضل حل أو استجابة للموظف البعيد الذي تجاوز الحدود.

6. توفير مصادر التعلم

نظرًا لأن العديد من العاملين عن بعد يبحثون عن فرص لتنمية المهارات في مكان عملهم، فإن تزويدهم بموارد التعلم، وربما الراتب التعليمي سيجعل شركتك أكثر جاذبية.

علاوة على ذلك، اطلب من أعضاء فريقك مشاركة موارد التعلم الخاصة بهم والتوصية بالدورات التدريبية عبر الإنترنت.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمديرين إنشاء ورش عمل حول موضوع معين أو إضافة روابط الموارد من يوتيوب. علاوة على ذلك، تأكد من إضافتها إلى مكان مثل جوجل ورك سبيس، والذي يمكن الوصول إليه من أي مكان.

وأخيرا، يمكن للمديرين إعداد برامج تدريب أو توجيه افتراضية، خاصة للموظفين الجدد، لمساعدتهم على التكيف مع العمل عن بعد.

7. تشجيع التفاعلات الاجتماعية

إن عدم القدرة على التفاعل وجهاً لوجه مع أعضاء الفريق عند العمل عن بعد يمكن أن يجلب تحديات عاطفية. لتقليلها، شجع أعضاء الفريق على التواصل الاجتماعي أكثر.

على سبيل المثال، حدد موعدًا لاستراحة القهوة أو الغداء الافتراضية، حيث يمكن للموظفين مناقشة موضوعات غير متعلقة بالعمل. سيساعدهم ذلك على تقليل التوتر وخلق شعور بالانتماء وإقامة علاقة قوية ودعم عاطفي.

علاوة على ذلك، فإن وجود مثل هذا التفاعل الاجتماعي قد يؤدي إلى تحسين إنتاجية فريقك وإزالة حواجز الاتصال.

8. قم بإعداد اجتماعات فردية متكررة

تساعدك الاجتماعات الفردية على تطوير علاقة أفضل مع أعضاء الفريق البعيدين. كما أنه يمكّنك من الحصول على تقارير مباشرة عن طريق سؤال أعضاء فريقك عما إذا كان لديهم أي عوائق أو أنهم مثقلون بأعباء العمل.

فيما يلي بعض الطرق لتحسين اجتماعاتك الفردية:

• ابحث عن الوقت المناسب: حدد الوقت المناسب لكلا المشاركين، وحدد عدد المرات التي ينبغي أن يعقد فيها الاجتماع.
• قم بإعداد جدول أعمال: استخدم جدول أعمال جيد الإعداد لإبقاء موضوعاتك متسقة وواضحة.
• كن مستمعًا جيدًا: ركز على ما يشاركه موظفوك وقم بتدوين ملاحظات حول النقاط الرئيسية.
• إنشاء متابعة: قم بإعداد قائمة إجراءات لك ولموظفيك لمناقشتها في الاجتماع التالي. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تقديم الدعم العاطفي والتوجيه لفرقك البعيدة.

9. استضافة اجتماعات للمشاريع الجارية

عند إدارة فريق العمل عن بعد، قد يكون من الصعب الإشراف عليهم بسبب اختلاف المواقع والمناطق الزمنية.

قد تحتاج أيضًا إلى تنظيم عمليات تسجيل وصول إضافية حتى يتكيف الفريق بنجاح مع البيئة البعيدة. على سبيل المثال، قد تكون جدولة اجتماعات الفريق الأسبوعية خيارًا جيدًا. سيساعدك ذلك في الحفاظ على المشاريع الجارية حتى يمكن تنفيذها بشكل جيد وفي الوقت المحدد.

لتسيير اجتماعاتك بفعالية، تأكد من توفر اتصال موثوق به وتقليل عوامل التشتيت والتفاعل مع جميع أعضاء فريقك. استخدم أدوات كسر الجمود لبدء المحادثة وإضفاء جو مفعم بالحيوية.

10. قم ببناء فريق عن بعد

هناك طريقة أخرى لإدارة الفرق البعيدة وهي إنشاء أنشطة بناء الفريق. سيساعدك ذلك على التواصل مع فريقك بأكمله، مما يؤدي إلى تحسين التواصل والتعاون. على الرغم من أن معظم أنشطة الترابط الجماعي تتم خارج مكان العمل، إلا أنه يمكنك القيام بها عبر المنصات اون لاين.

للبدء، قم بإنشاء قناة أو مجموعة مثيرة للاهتمام حول موضوعات معينة، مثل الأفلام أو الطعام أو الموسيقى. بهذه الطريقة، يمكن للموظفين من أي قسم لديهم نفس الاهتمامات قضاء وقت ممتع مع بعضهم البعض وبناء تواصل جيد.

وبدلاً من ذلك، قم بإنشاء لعبة لفرقك البعيدة. بعض الأفكار العظيمة تلعب دور الحقيقة وكذبة واحدة، ومطاردة الزبال، والطعام.

11. خلق بيئة موثوقة

يعد بناء الثقة مع موظفيك جانبًا حاسمًا في إدارة الفريق عن بعد. فهو يسمح لفرقك بالشعور بمزيد من الثقة والراحة أثناء عملهم، مما يعزز إنتاجيتهم.

لهذا السبب، عند إعطاء الموظفين مهمة ما، دعهم يستخدمون إستراتيجيتهم الخاصة للقيام بذلك. سيؤدي القيام بذلك إلى تمكين الموظفين من خلال منحهم أهدافًا واضحة.

تجنب الإدارة التفصيلية والإفراط في التدقيق لأن ذلك قد يجعل العاملين عن بعد يشعرون بأنهم غير موثوقين.

لكسب ثقة الموظف، فكر في إظهار الشفافية والتعاطف بالإضافة إلى تقديم الملاحظات. ومن خلال هذه الجوانب، ستتمكن من تحقيق نجاح طويل الأمد للشركة.

12. الاستعداد للتعامل مع المشكلات الفنية

نظرًا لأن إدارة فريق العمل عن بعد يعتمد على التكنولوجيا، فقد تواجه مشكلات فنية، مثل الفيروسات، وأجهزة الكمبيوتر التي لا تستجيب، ومشاكل الصوت. على الرغم من أن هذه المشكلات ستعيق سير عمل فريقك وتسبب لهم التوتر، إلا أنه يمكنك تقليل التأثير من خلال الإعداد الجيد.

للقيام بذلك، اتبع هذه النصائح:

• تقديم التدريب: اطلب من متخصصي تكنولوجيا المعلومات تدريب الأشخاص الذين يعملون عن بعد ليكونوا أكثر وعيًا بالتهديدات الأمنية وتوفير المعرفة الأساسية لصيانة أجهزتهم.
• إنشاء قناة دعم لتكنولوجيا المعلومات: توفير وسيلة يمكن للجميع من خلالها طرح الأسئلة ذات الصلة والحصول على المساعدة لحل مشكلاتهم.
• استخدم أداة الوصول عن بعد: اسمح لفريق تكنولوجيا المعلومات لديك بحل مشكلة بشكل آمن من نقاط النهاية الخاصة بالمستخدم. تتضمن بعض البرامج الشائعة برنامج TeamViewer وRemotePC وAnyDesk.

13. صعوبات إدارة فرق العمل عن بعد

أثناء تنفيذ العديد من الاستراتيجيات التي يمكن أن تحسن فعالية إدارة الفرق عن بعد، من المهم أن ندرك أن هذا النوع من بيئة العمل يقدم مجموعة من التحديات الخاصة به.

• سوء الفهم. أحد أكبر التحديات في إدارة فريق العمل عن بعد هو سوء التواصل. بدون أي تفاعلات وجهاً لوجه، قد لا يفهم الموظفون الذين يعملون عن بعد بعضهم البعض بشكل كامل.
• الاختلافات الثقافية. نظرًا لأن أعضاء فريقك قد يعيشون في بلدان أو قارات مختلفة، فستحتاج إلى التعرف على خلفياتهم الثقافية لفهم سير العمل وأساليب الاتصال ووجهات نظرهم. سيساعدك القيام بذلك على تجنب سوء الفهم، خاصة عندما يتعلق الأمر بإبداء الرأي أو تنظيم مباني الفريق عن بعد.
• العزل الاجتماعي. في حين أن العمل الحر يمكن أن يوفر الوقت للموظفين من التنقل، إلا أنه قد يجعلهم يشعرون بالعزلة. في الواقع، يشعر 50% من العاملين عن بعد بالوحدة مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. وذلك لأن معظم العاملين عن بعد لا يشاركون في الأنشطة المكتبية التقليدية مثل تناول الغداء مع عضو آخر في الفريق. وهذا يمكن أن يؤثر سلبا على دوافعهم وإنتاجيتهم.
• عدم التماسك. في بيئة بعيدة، قد يكون من الصعب حشد الموظفين للعمل معًا لتحقيق نفس الهدف. وذلك لأن لديهم فرصًا أقل للتواصل والتواصل على المستوى الشخصي، مما يجعل من الصعب جعل فريقك يشعر بالوحدة.
• اختلافات المنطقة الزمنية. إذا كنت تدير فريقًا عالميًا، فستؤثر المناطق الزمنية المختلفة على تواصل أعضائك. على سبيل المثال، قد تكون جدولة اجتماعات الفيديو صعبة نظرًا لأن المدير البعيد يحتاج إلى إيجاد وقت مناسب لجميع أعضاء الفريق حتى لا يضطروا إلى التضحية بساعات فراغهم. على هذا النحو، سوف تحتاج إلى تعلم كيفية التواصل بشكل غير متزامن لتمرير المعلومات ومناقشة الأفكار.
• الانحرافات الرئيسية. يشير حوالي 47% من الموظفين عن بعد إلى أن إدارة عوامل التشتيت في المنزل هي التحدي الأكبر للعمل عن بعد. تشمل الأمثلة الشائعة اللعب بهاتفك الذكي، والتفاعل مع الأشخاص في المنزل، ورعاية حيواناتك الأليفة. إذا لم يتمكن الموظفون عن بعد من إدارة أولوياتهم، فإن هذه الانحرافات يمكن أن تقلل من إنتاجيتهم.

الخاتمة

على الرغم من أن العمل عن بعد يقدم فوائد مختلفة لشركتك وموظفيك، إلا أنه قد يكون من الصعب إدارة الفرق عن بعد. تشمل بعض المشكلات الشائعة سوء التواصل، والعزلة الاجتماعية، والتشتتات المنزلية، والتي تتطلب الكثير من الجهد والوقت لحلها.

ومن ثم، فقد شاركنا أفضل 12 ممارسة لإدارة فريق العمل عن بعد بشكل فعال.

نأمل أن يكون هذا المقال قد ساعدك على فهم كيفية إدارة فريق العمل عن بعد بشكل فعال. إذا كان لديك أي أسئلة أو اقتراحات، يرجى تركها في قسم التعليقات أدناه.